Decyzję o warunkach zabudowy zawsze wydaje odpowiedni organ – burmistrz, wójt lub prezydent miasta. Trudno jednak oczekiwać od osoby pełniącej dane stanowisko, żeby samodzielnie ustalała wszystkie kwestie, pod którymi następnie podpisuje się w urzędowym piśmie. Właśnie dlatego niektóre gminy przeprowadzają przetargi, w których wybierana jest osoba określająca warunki zabudowy.
Aby wziąć udział w przetargu, musisz wykazywać się wiedzą z zakresu planowania przestrzennego oraz odpowiednim, udokumentowanym doświadczeniem. Warto jednak wiedzieć, że konkretne gminy same ustalają wymagania, które muszą spełniać biorący udział w przetargu kandydaci. Można wskazać tutaj ilość zaprojektowanych decyzji lub wartość ich realizacji.
Zdarza się, że organ wymaga także referencji od poprzednich zleceniodawców czy dokładnych specyfikacji dotyczących wykonanych zleceń, na przykład dat ich wykonania czy odbioru. Istnieje również możliwość, że organ na stałe zatrudni odpowiednią osobę, zajmującą się ustalaniem warunków zabudowy. Musi ona posiadać odpowiednie uprawnienia, a więc również być wpisana na listę izby samorządu zawodowego urbanistów lub architektów.